Vademecum
Come organizzare
un
evento
… senza annegare nel mare
della burocrazia
I^ edizione
Aggiornato a marzo 2007
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PRIMA DI COMINCIARE …
Elementi fondamentali da tenere in considerazione
I Soldi
La Rete… ovvero i contatti
Coprire le Spese
Gli Sponsor
Finanziamenti
L’ORGANIZZAZIONE
Permessi
Autorizzazione a realizzare un evento
Autorizzazione ad utilizzare uno spazio
Autorizzazione a servire cibo e bevande
Autorizzazione a suonare musica e
trasmettere film
Autorizzazione ad esporre manifesti
locandine
QUALCHE SUGGERIMENTO
Promozione
Documentazione
Materiali
Sicurezza
Montaggio e Smontaggio
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Qualunque sia l’evento da realizzare, ci sono una serie di tappe
fondamentali da tenere a mente per non trovarsi a dover fare i
conti all’ultimo momento con imprevisti che rischiano non solo
di compromettere la buona riuscita dell’evento, ma anche di
farlo “saltare” all’ultimo momento.
PRIMA DI COMINCIARE… Elementi fondamentali
da tenere in considerazione
I SOLDI
Condizione fondamentale per la realizzazione di qualunque
evento o idea…
Punto di partenza: capire quale sarà il costo totale dell’evento da
realizzare. Nel creare il preventivo (ipotesi di costo) è necessario
cercare di essere il più precisi possibile, valutando non solo le
grandi spese, ma anche le piccole cose, dall’adattatore
dell’energia elettrica ai rotoli di scotch per le affissioni delle
locandine!
Nel preventivare le uscite non dimenticate l’I.V.A.!
Letteralmente “Imposta sul Valore Aggiunto”, l’I.V.A. è
automaticamente inserita (e pagata dall’acquirente!) quando si
acquistano beni nei normali negozi. Diversamente succede
rivolgendosi a grossisti o quando si richiede un servizio ad
un’impresa (ad esempio la stampa di volantini promozionali).
Strettamente legato al concetto di I.V.A. è quello di partita
I.V.A., purtroppo spesso necessaria per poter usufruire di beni e
servizi forniti da grossisti ed imprese. Fondamentale è quindi
procurarsi una partita I.V.A.. Pensare di aprirne una, solo per la
realizzazione di un evento, è un’ipotesi da non prendere in
considerazione. Una possibilità potrebbe essere quella di
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appoggiarsi ad un ente o associazione già in possesso di partita
I.V.A., meglio se con esperienza nell’organizzazione di eventi.
LA RETE… OVVERO I CONTATTI
Necessari quanto i soldi… avere contatti e relazioni sul territorio
permetterà di risparmiare e rendere più facile l’organizzazione e
la gestione dell’evento!!!
Guardate fra le vostre conoscenze per la fornitura di materiali di
qualunque genere (palco, transenne, gazebo, pedane, tavoli,
panche, ombrelloni, ecc.), ma non dimenticate che sul territorio
ci sono tante realtà ed associazioni che potrebbero collaborare
con voi. Dall’Amministrazione Comunale alla Pro Loco,
dall’Associazione Alpini alla Protezione Civile, passando per tutti
quei gruppi che prima di voi hanno organizzato un evento.
Passate anche all’Informagiovani per ulteriori contatti.
COPRIRE LE SPESE
Oltre alla ricerca sponsor, di cui parliamo di seguito, ci sono altri
modi per coprire le spese, anche a seconda del tipo di evento
che vogliamo realizzare. Possiamo decidere di far pagare un
biglietto, di vendere bibite, cibo o gadget, di richiedere
un’offerta libera…
Gli Sponsor
Dell’importanza di pianificare la gestione economica e delle
risorse abbiamo parlato. Ora dobbiamo capire come fare a
trovare i soldi per realizzare il progetto e coprirne le spese…
vale a dire trovare uno o più Sponsor, cioè qualcuno che,
credendo nella validità della nostra iniziativa, abbia voglia di
contribuire economicamente alla sua realizzazione. Ovviamente
ricevendo qualcosa in cambio… solitamente visibilità durante
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l’evento (striscioni,…) e sui materiali pubblicitari (logo su
locandine, volantini, pieghevoli,…).
Individuiamo quindi possibili sponsor (banche, esercizi
commerciali, associazioni di categoria, ecc..), stendiamo una
lettera in cui si spieghi loro, nel modo più chiaro possibile, chi
siamo, che tipo di evento vorremmo organizzare, che cosa
chiediamo allo sponsor e che cosa possiamo offrire in cambio
dell’aiuto finanziario. A tal proposito è fondamentale trattare
tutti gli sponsor allo stesso modo… vale a dire proporzionare il
tipo di visibilità offerta al finanziamento ricevuto…
Nel fare tutto questo ricordiamoci una cosa soltanto: evitiamo di
arrivare all’ultimo momento! L’ideale sarebbe pianificare
l’evento con mesi di anticipo, per formulare le nostre richieste in
sintonia con i tempi di banche, imprese e commercianti che
solitamente stendono il proprio bilancio di previsione (e
decidono quanto spendere per la pubblicità) a gennaio. Ma
questo non sempre è possibile…
Finanziamenti, bandi e concorsi
Ci sono diverse opportunità rivolte ai gruppi di giovani, alle
associazioni ed al terzo settore per ricevere un finanziamento
utile a realizzare la propria idea! La Regione Veneto, per
esempio, indice bandi per l’assegnazione di contributi a progetti
promossi da organizzazioni di volontariato o da associazioni di
promozione sociale (www.venetosociale.it). Anche l’Unione
Europea offre contributi per realizzare iniziative a livello locale…
ci sono poi numerosi concorsi (musicali, cinematografici,
letterari, ecc.) rivolti alle scuole, a gruppi di giovani oppure a
singoli individui.
L’Informagiovani è il posto giusto per trovare informazioni
sull’argomento!
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L’ORGANIZZAZIONE
PERMESSI
Fondamentali perché tutto funzioni per il meglio, per non dover
correre ai quattro angoli della città all’ultimo minuto, per
tutelarsi da eventuali multe o, peggio, sospensioni dell’evento e
non da ultimo, per evitare che, in caso di incidenti, la colpa
ricada sull’organizzazione!
Gli step fondamentali: gli UFFICI a cui rivolgersi
Ufficio Attività Economiche.
Economiche
Ufficio del Comune di Valdagno, si occupa di rilasciare:
- Autorizzazione di pubblica sicurezza
- Autorizzazione temporanea per la somministrazione di cibo e
bevande
- Autorizzazione per Pubblici Spettacoli (es. concerti e
manifestazioni musicali)
Comando di Polizia Municipale.
Municipale
I vigili urbani rilasciano:
- Autorizzazione all’occupazione del suolo pubblico
- Ordinanza di interruzione della circolazione
S.I.A.N. - Servizio Igiene, Alimenti e Nutrizione.
Ufficio dell’Ulss, si occupa di rilasciare tutte le Autorizzazioni
necessarie per la somministrazione di cibi e bevande
Sindaco.
Sindaco
E’ buona norma avvisare il primo cittadino dello svolgimento
dell’evento, in modo che sia al corrente di eventuali “afflussi di
folla”. Allo stesso modo avvisare la Polizia Municipale, anche nel
caso in cui non siano necessari permessi di alcun tipo.
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S.I.A.E.
Società Italiana degli Autori ed Editori, si occupa di rilasciare
autorizzazioni per utilizzare e trasmettere opere (musica, film,
video) protette da Copywrite .
I.C.A. – Ufficio Affissioni.
L’ufficio, a gestione pubblica o in appalto a privati a seconda del
Comune, si occupa di apporre su locandine e manifesti i timbri
necessari all’esposizione degli stessi in luoghi pubblici.
Autorizzazione per autorizzazione, di seguito i dettagli su quelle
da richiedere:
Autorizzazione a REALIZZARE UN EVENTO
Ci si deve rivolgere innanzitutto all’UFFICIO ATTIVITÀ
ECONOMICHE, che rilascia l’autorizzazione
autorizzazione di pubblica
sicurezza.
sicurezza Si tratta di un documento che attesta che
l’Amministrazione Comunale è informata dell’evento che
intendete organizzare e che vi ha autorizzato a farlo. A questa
verranno aggiunti, a seconda delle necessità e del tipo di
manifestazione organizzata, altri permessi:
- un’autorizzazione
autorizzazione per pubblici spettacoli,
spettacoli necessaria ad esempio
per suonare musica in luoghi pubblici senza incorrere in sanzioni
per “disturbo della quiete pubblica”.
- un’autorizzazione
autorizzazione temporanea per somministrazione di cibo e
bevande,
bevande sufficiente nel caso in cui si somministrino alimenti
confezionati e bevande in lattina o bottiglia.
- un’autorizzazione
autorizzazione alla vendita,
vendita per vendere magliette,
cappellini e gadget vari. Attenzione però: se si desidera vendere
qualcosa bisogna seguire le regole del commercio, e cioè avere
una partita I.V.A. ed emettere lo scontrino fiscale… In ogni caso
è consigliabile rivolgersi all’Ufficio Attività Economiche che vi
può dare indicazioni e suggerimenti a seconda del caso specifico.
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Nel caso in cui la manifestazione non abbia scopo di lucro le
autorizzazioni indicate vengono concesse gratuitamente (unica
spesa le marche da bollo).
Ufficio Attività Economiche
Economiche
Comune di Valdagno – Uffici in Lungo Agno Manzoni
Tel. 0445 428160 o 428150
Aperto dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 12.30
Giovedì anche dalle 16.00 alle 18.30
Autorizzazione ad UTILIZZARE UNO SPAZIO
Per realizzare un evento è necessario chiedere il permesso per
utilizzare il suolo che ospiterà la manifestazione.
Suolo pubblico (strade, piazze, giardini…): occorre fare richiesta
di occupazione temporanea del suolo pubblico presso il
COMANDO MUNICIPALE DEI VIGILI URBANI del Comune in
cui verrà organizzato l’evento, e pagare un bollettino che avrà
un importo variabile a seconda dell’estensione del suolo
occupato e del tipo di manifestazione realizzata. La polizia
municipale potrà emettere, su richiesta e vista la fattibilità della
cosa, anche un’ordinanza di interruzione momentanea della
circolazione. Tali autorizzazioni, nel caso di manifestazione non
a scopo di lucro, sono gratuite!
Suolo privato (prato, collina, parcheggio…): in tal caso è
necessario contattare il proprietario del luogo prescelto e
accordarsi per l’utilizzo degli spazi. Meglio non accontentarsi di
un accordo verbale e farsi fare “due righe” firmate… per tutelarsi
da eventuali problemi con le forze dell’ordine o da improvvisi
cambi d’idea del proprietario stesso!
Polizia Municipale
Municipale di Valdagno
Presso Palazzo Festari, Corso Italia 63/D
Tel. 0445 428242 Cell. Notturno 368 7288574
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E-mail: [email protected]
Aperto dal Lunedì al Sabato dalle 9.00 alle 12.00
Martedì e Giovedì orario continuato dalle 9 alle 17.30
Autorizzazione a SERVIRE CIBI E BEVANDE
Nel caso in cui vogliate vendere oppure offrire cibi e bevande è
fondamentale rivolgersi al SERVIZIO IGIENE, ALIMENTI E
NUTRIZIONE dell’U.L.S.S. di competenza.
Il tipo di autorizzazione necessaria varia in virtù di diversi
parametri… ma molto dipende da ciò che intendete servire ai
vostri avventori. Se decidete di vendere oppure offrire solo
bibite in bottiglia o lattina, unitamente a cibi confezionati
(patatine in sacchetto, merendine, snack) non è necessario
rivolgersi all’Ufficio di Igiene; sarà sufficiente l’autorizzazione
fornita dall’Ufficio Attività Economiche.
Diverso è se le bibite servite sono alla spina oppure se offrite
panini o cibi non confezionati. In tal caso è fondamentale avere
un’autorizzazione apposita rilasciata dal Servizio in questione.
Questa deve essere richiesta da una persona in possesso
dell’iscrizione al R.E.C., può essere il titolare di un esercizio
pubblico autorizzato alla vendita di cibi e bevande. Questo sarà
il responsabile della “gestione alimenti” e potrà essere una
persona diversa rispetto al responsabile della manifestazione. Il
costo dell’autorizzazione varia anche in considerazione del fatto
che l’evento si realizzi per la prima volta (92,81 euro) o no, nel
secondo caso il costo è di 26 euro.
Nel compilare la domanda di autorizzazione verranno richiesti
anche dati specifici relativi alla manifestazione: elenco completo
delle bevande ed alimenti che verranno serviti, specificando
quali verranno preparati in loco e quali arriveranno gia
confezionati (in tal caso è necessario fornire il nominativo dei
fornitori), il programma della manifestazione, la planimetria
dell’area che ospiterà la manifestazione riportante la
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collocazione degli stand e delle attrezzature (palco, cucina,
servizi,...), la conformità dell’impianto elettrico alla Legge 46/90
e (a seconda dei casi) la presenza di bagni chimici.
Chi manipola alimenti deve essere in possesso del Libretto
Sanitario che viene rilasciato dopo aver frequentato un corso
formativo/ informativo di almeno 3 ore ed aver superato il test
finale.
Anche l’U.L.S.S. 5 organizza questi corsi, per informazioni basta
rivolgersi agli uffici sotto indicati.
In ogni caso, come sempre, è bene rivolgersi con un po’ di
anticipo all’ufficio indicato!
S.I.A.N. - Servizio Igiene, Alimenti e Nutrizione
Direzione centrale, Via Kennedy, 2 Arzignano (VI)
Tel. 0444-475710 Fax. 0444-475712
dal lunedì al venerdì dalle 8.15 alle 9.15, escluso martedì
Presso Ospedale Vecchio, Via Galileo Galilei
Tel. 0445 423128
dal lunedì al venerdì dalle 8.00 alle 9.00, escluso martedì
Autorizzazione a DIFFONDERE E SUONARE MUSICA E
TRASMETTERE FILM
La S.I.A.E. – SOCIETÀ ITALIANA DEGLI AUTORI ED EDITORI, è
un ente di diritto pubblico preposto alla protezione e
all’esercizio del “diritto d’autore”. La SIAE, insieme all’autorità
per le garanzie nelle comunicazioni, vigila con lo scopo di
prevenire ed accertare violazioni del diritto d’autore:
- sulla riproduzione in pubblico e duplicazione delle opere
(musicali, letterarie, artistiche) protette da diritto d’autore;
- sulla diffusione nelle sale cinematografiche e luoghi pubblici di
film, cortometraggi ed opere video in genere tutelate;
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- sulla distribuzione, vendita, noleggio, emissione ed utilizzazione
in qualsiasi forma delle opere tutelate.
La SIAE rilascia l’autorizzazione per l’utilizzo di qualunque opera.
Va quindi tenuta in considerazione nell’organizzazione di
concerti, anche se la musica è inedita, di proiezioni
cinematografiche, di spettacoli teatrali, feste… vale a dire
sempre! Non è semplice stabilire con anticipo quanto dovrà
essere corrisposto alla SIAE. Il costo finale dipende da numerose
variabili: gratuità o meno dell’evento, riproduzione di musica o
filmati inediti o protetti da diritto d’autore, durata dell’evento,
afflusso di pubblico stimato… L’unico modo per chiarirsi le idee
è quindi informarsi presso gli uffici preposti.
Per la Vallata dell’Agno è necessario fare riferimento all’ufficio
SIAE con sede ad Arzignano, che, un giorno a settimana, riceve
anche a Valdagno.
S.I.A.E. - Ufficio di Arzignano
Via Magellano, 4-5
Tel. 0444 673619 – Fax 0444 673619 cell. 340 8573445
Aperto dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 12.00
Referente: Sig. Bernabè Geom. Roberto
NB. L’agenzia rimane chiusa l’ultimo giorno lavorativo del mese.
S.I.A.E. - Ufficio di Valdagno
Via G. Cracco, 38 - Loc. Campassi
cell. 340 8573445
Aperto il Mercoledì dalle 15.30 alle 18.00
Referente: Sig. Bernabè Geom. Roberto
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Autorizzazione ad ESPORRE MANIFESTI E LOCANDINE
Per esporre in luoghi pubblici ed all’aperto le locandine
promozionali dell’evento organizzato è necessario far apporre,
su ciascun pezzo, un timbro, rivolgendosi, a seconda del Comune
interessato, agli uffici I.C.A. – IMPOSTA COMUNALE
AFFISSIONI. L’Autorizzazione varia a seconda che i materiali
vengano attaccati all’interno di locali pubblici (uffici pubblici,
negozi, bar, pizzerie, ecc.) o all’esterno negli spazi stabiliti dalle
Amministrazioni
Comunali.
I
timbri
vanno
rilasciati
esclusivamente dall’ufficio del Comune in cui si intende effettuare
l’affissione: quello valido per il Comune di Valdagno non lo sarà
per Cornedo.
Esistono due tipi di affissione:
- le locandine,
locandine così si chiamano se esposte all’interno di locali e
luoghi pubblici, vengono affisse in maniera autonoma
dall’organizzatore o da un delegato. Per farlo è necessario un
timbro riportante l’indicazione del Comune in cui avverrà
l’affissione e la data di validità dell’autorizzazione, che di solito è
di 15 giorni, uno, due o tre mesi;
- i manifesti,
manifesti quelli esposti al di fuori dei locali pubblici, verranno
affissi direttamente dall’incaricato comunale nei luoghi preposti
alle affissioni all’esterno.
Il prezzo varia in base alla quantità di manifesti/locandine esposti
ed alla durata dell’esposizione. Nel caso in cui non vi siano
sponsor e la manifestazione abbia il patrocinio di
un’Amministrazione Comunale, oppure sia organizzata da
un’associazione senza scopo di lucro, il prezzo si dimezza.
I.C.A. Srl - Ufficio Affissioni del Comune di Valdagno
Via Manin, 20
Tel. 0445 403888
Aperto dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 11.30
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Ufficio Affissioni del Comune di Recoaro
Presso Autoscuola “Povolo”, Via Roma, 57
Tel. 0445 75492
Aperto dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 12.00 e dalle 16.00
alle 18.30 ed il Sabato mattina
Ufficio Affissioni del Comune di Cornedo
Presso Ufficio Tributi, Piazza Aldo Moro, 33
Tel. 0445 450474
Aperto tutte le mattine dalle 10.00 alle 12.00. Il Mercoledì
dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 16.00 alle 18.30
Ufficio Affissioni del Comune di Brogliano
Presso Ufficio Tributi, Piazza Roma, 8
Tel. 0445 445497
Aperto Lunedì, Mercoledì e Venerdì dalle 10.00 alle 12.30.
Lunedì e Mercoledì anche dalle 17.30 alle 18.30
Ufficio Affissioni del Comune di Castelgomberto
Presso Ufficio Tributi, Piazza Marconi, 1
Tel. 0445 424421
Aperto il Lunedì dalle 16.00 alle 18.00; il Mercoledì dalle 9.00
alle 13.00; il Venerdì dalle 10.00 alle 13.00
Ufficio Affissioni del Comune di Trissino
Presso Autoscuola “Victoria”, Piazza Mazzini, 27
Tel. 0445 963536
Aperto dal Lunedì al Venerdì dalle 9.00 alle 12.00
ICA VALDAGNO
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Manifesti:
Per quantità superiori ai 50 pezzi:
10 gg: 1,37 al pezzo
15 gg: 1,78 al pezzo
Per quantità inferiori ai 50 pezzi:
10 gg: 2,05 al pezzo
15 gg: 2,67 al pezzo
Il costo viene dimezzato nel caso di manifestazioni che godano
del patrocinio dell’Amministrazione Comunale, organizzate da
associazioni e senza sponsor.
Locandine:
Il costo è di 1,61 euro al pezzo per massimo 30 giorni di
esposizione. Il prezzo viene dimezzato nei casi specificati sopra
relativamente ai manifesti.
Volantini:
E’ necessario pagare 3,10 euro a persona al giorno per il
volantinaggio all’esterno, permesso solo il martedì ed il venerdì,
e per la distribuzione di volantini in luoghi e locali pubblici.
ICA RECOARO
Manifesti:
Per quantità superiori a 50 pezzi:
10 gg: 1,24 euro al pezzo
20 gg: 1,98 euro al pezzo
Per quantità inferiori a 50 pezzi il prezzo si raddoppia!
L’attacchino esce il lunedì, si consiglia di consegnare il materiale
almeno il giovedì o il venerdì della settimana precedente.
Locandine:
Per un mese di affissione il prezzo per una singola locandina è di
1,36 euro, due mesi: 2,73 euro, 3 mesi: 4,09 euro.
Il costo, in ambedue i casi si dimezza nel caso in cui la
manifestazione sia organizzata da associazioni, e se gode del
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patrocinio del Comune: fondamentale è però non avere
sponsor!
Volantini:
Indipendentemente dal numero di volantini distribuiti e dal
luogo in cui avviene la distribuzione (in locali e luoghi pubblici,
volantinaggio in strada o porta a porta, ecc.), va corrisposta la
somma di 2 euro al giorno per ogni persona che curerà la
distribuzione. Il costo viene dimezzato nei casi sopra indicati
ICA CORNEDO
Manifesti:
Per quantità superiori ai 50 pezzi:
10 gg: 1,14 euro al pezzo
15 gg: 1,48 euro al pezzo
20 gg: 1,82 euro al pezzo
Per quantità inferiori ai 50 pezzi:
10 gg: 1,70 euro al pezzo
15 gg: 2,22 euro al pezzo
20 gg: 2,73 euro al pezzo
Locandine:
Serve solo il timbro ed è gratuito nei casi sopra indicati e se le
locandine vengono attaccate autonomamente.
Volantini:
La distribuzione è gratuita nel caso di volantini distribuiti in
luoghi e locali pubblici. E’ necessario invece pagare 2,58 euro a
persona al giorno quando i volantini vengono distribuiti a mano
all’aperto.
ICA BROGLIANO
Manifesti:
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Per quantità superiori ai 50 pezzi:
10gg: 1,03 euro al pezzo
15 gg: 1,30 euro al pezzo
20 gg: 1,65 euro al pezzo
Per quantità inferiori ai 50 pezzi:
10 gg: 1,55 euro al pezzo
15 gg: 2,01 euro al pezzo
20 gg: 2,48 euro al pezzo
Il costo viene dimezzato in caso di manifestazione senza scopo di
lucro, con il patrocinio di un Comune della Vallata dell’Agno e
nel caso in cui sui materiali promozionali non vengano citati
sponsor.
Locandine:
Serve solo il timbro ed è gratuito. Viene effettuato direttamente
da loro durante gli orari di apertura. L’apposizione del timbro è
sempre gratuita
Volantini:
Volantini:
La distribuzione all’interno di luoghi e locali pubblici e
volantinaggio all’esterno (es. sulle macchine o durante il
mercato!), sono soggetti al pagamento di 2,07 euro a persona al
giorno. Il costo viene dimezzato nei casi indicati sopra
ICA CASTELGOMBERTO
CASTELGOMBERTO
Manifesti:
Non accettano più di 50 pezzi:
10 gg: 1, 86 al pezzo.
Per i giorni successivi vanno aggiunti 0,55 euro per ogni cinque
giorni o frazione di cinque.
E’ obbligatorio prenotare telefonicamente ed in anticipo gli spazi
per i manifesti.
Il costo viene dimezzato in caso di manifestazione senza scopo di
lucro, senza sponsor evidenti, organizzata da associazioni di
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volontariato e simili, con il patrocinio di un Comune della
Vallata dell’Agno.
Locandine:
Serve solo il timbro, gratuito nei casi visti sopra. Viene effettuato
direttamente da loro durante gli orari di apertura.
Volantini:
Va corrisposta la somma di 2,98 euro al giorno per ogni persona
che si occupa della distribuzione nel caso di volantinaggio
all’esterno. La distribuzione nelle cassette della posta e nei locali
e luoghi pubblici è gratuita. L’importo viene dimezzato nei casi
indicati sopra!.
ICA TRISSINO
Manifesti:
Per quantità superiori ai 50 pezzi:
10 gg: 1,50 al pezzo
15 gg: 2, 00 al pezzo
20 gg: 2,50 al pezzo
Per quantità inferiori ai 50 pezzi:
10 gg: 2,25 al pezzo
15 gg: 3,00 al pezzo
20 gg: 3,75 al pezzo
Il costo viene dimezzato nel caso di eventi che non abbiano
scopo di lucro, organizzati da associazioni o simili e senza
sponsor visibili. Allo stesso modo il prezzo viene dimezzato se si
gode del patrocinio della Provincia di Vicenza o della Regione
Veneto. Non ha importanza invece la presenza o meno del
patrocinio di Amministrazioni Comunali della vallata dell’Agno.
Locandine:
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Il costo è di 1,50 euro al pezzo per un massimo di 30 giorni di
esposizione. Da dimezzare nei casi sopra indicati.
Volantini:
Per distribuirli all’esterno è necessario pagare 2,50 a persona al
giorno indipendentemente dal tipo di evento promosso. La
distribuzione in luoghi e locali pubblici è gratuita per quantitativi
inferiori ai 500 pezzi e per volantini più piccoli di del formato
A/4.
N.B.: i prezzi sono aggiornati Marzo 2007.
QUALCHE SUGGERIMENTO…
PROMOZIONE
Chi ben comincia è a metà dell’opera…
…e
l’evento
che
programmate
sarà
un
successo
proporzionalmente al numero di persone che vi prenderanno
parte. Questo dipende non solo dal numero di persone che
riuscirete ad informare ma anche, e soprattutto, dal fatto che la
vostra promozione sia mirata al target a cui l’evento si rivolge!
Quindi studiate accuratamente l’aspetto grafico dei materiali
promozionali che avete intenzione di produrre: ciò che colpisce
l’attenzione di un adolescente è molto diverso da ciò che attrae
un bambino o che risulta accattivante agli occhi di un adulto!
Per lo stesso motivo (il target) scegliete con cura i luoghi in cui
affiggere le locandine e distribuire i volantini!
Scuole, biblioteche, bar, pizzerie, gelaterie, negozi, palestre,
piscine, supermercati… avete solo l’imbarazzo della scelta!
Fondamentale è far bene i conti con le quantità, i tempi e la
forza lavoro che si occuperà della cosa.
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Se avete intenzione di affidare lo studio grafico e la stampa ad
una tipografia, accordatevi in modo preciso con il responsabile,
sia per quanto riguarda i vostri tempi di consegna dell’idea
grafica, sia relativamente ai suoi tempi di consegna del materiale
finito.
Se decidete di fare tutto “in casa” la questione cambia di poco!
La promozione deve uscire possibilmente 10 giorni prima
dell’evento: se uscite troppo presto l’evento rischia di essere
dimenticato, se volantini e locandine vengono visti solo
all’ultimo momento si rischia di perdere parte del pubblico, che
magari ha già altro da fare!
Esistono oggi diversi altri strumenti promozionali sicuramente
molto efficaci che vi aiuteranno nel pubblicizzare più
ampiamente le vostre iniziative: siti internet e newsletter gestite
da organizzazioni che promuovono eventi (alle quali è possibile
accedere gratuitamente), promozione tramite radio (spot a
pagamento), comunicati stampa a quotidiani, periodici
specializzati e televisioni (se l’evento è di un certo spessore), SMS
ad amici e parenti e, non da ultimo, il classico “passaparola” che
non va mai sottovalutato!
All’Informagiovani puoi recuperare indirizzi e recapiti di molti
contatti del territorio.
DOCUMENTAZIONE
Una volta ottenute le autorizzazioni necessarie e pagate tutte le
spese previste, ricordatevi di fotocopiare tutto e conservare le
doppie copie in due cartelline separate.
Quella contenente i documenti originali verrà conservata
gelosamente in casa di uno di voi; quella con le copie dovrà
essere portata con voi il giorno dell’evento. Se qualcuno volesse
vedere le autorizzazioni o se dovessero insorgere problemi o
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complicazioni avrete con voi tutto il necessario, senza il rischio di
perdere documenti importanti!
MATERIALI
Il grosso, ciò che è parte integrante dell’evento (il palco per un
concerto e simili!) difficilmente viene dimenticato… più facile è
invece non pensare alle piccole cose, altrettanto fondamentali
per un’opera ben riuscita!
Quindi armatevi di carta, penna e santa pazienza e fate un
elenco di tutto ciò che vi servirà: prolunghe, trasformatori e cavi,
reti o rotoli di nastro per delimitare una zona ad accesso
riservato all’organizzazione, un tavolino per appoggiare
qualunque cosa possa servire senza creare confusione o una
cassettina più informale per raccogliere le eventuali offerte,
detersivo e scope non solo per le grandi pulizie ad evento
terminato, ma anche per riordinare prima dell’inizio della
manifestazione. E poi scotch, pennarelli, carta e penna (anche
per la segnaletica interna: l’indicazione dell’entrata, dell’uscita,
degli eventuali parcheggi, dei bagni), chiodi e martello e chi più
ne ha più ne metta.
SICUREZZA
Potrebbe essere utile, soprattutto nel caso di concerti o eventi in
cui è normale ed auspicabile ci sia un po’ di sana confusione,
prevedere qualcuno che si occupi della sicurezza o security. Gli
incaricati avranno il compito di controllare che tutto proceda per
il verso giusto e che non vi siano elementi che possano mettere a
repentaglio la sicurezza del pubblico (un cavo scoperto, una
transenna traballante …).
Altro compito importante che è assegnato alla Security sarà
quello di intervenire, con educazione e sempre nel rispetto delle
regole della pacifica convivenza, per risolvere eventuali diverbi.
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MONTAGGIO E SMONTAGGIO
L’ingrato compito… Se durante lo svolgimento della
manifestazione il gruppo organizzatore è quasi sempre presente
al gran completo, la questione è purtroppo diversa prima e
dopo l’evento, quando c’è da lavorare sodo perché tutto
proceda al meglio.
Se lasciamo la questione aperta, affidandoci alla buona volontà
dei membri del gruppo il rischio è di trovarsi con manodopera
insufficiente. Meglio quindi stabilire in anticipo turni e mansioni,
assicurandoci così non solo la partecipazione di tutti ma anche
una corretta divisione dei compiti che saranno, se ben suddivisi
fra i membri, anche meno faticosi!
NUMERI UTILI
Carabinieri
di Valdagno
tel. 112
Comune di Valdagno N° Verde tel. 800-311701
Polizia Municipale
tel. 0445-428242
Polizia Municipale Cell. Notturno
cell. 368-7288574
Pronto Soccorso
tel. 118
Protezione Civile di Valdagno
tel. 0445-410666
Vigili del Fuoco
tel. 115
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APPUNTI PER LA TUA FESTA
FESTA
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Città di Valdagno
c/o Palazzo Festari, Corso Italia, 63
36078 Valdagno (VI)
tel. 0445/405308
Fax 0445/401748
e-mail: [email protected]
web: www.comune.valdagno.vi.it
Realizzato dagli staff
Creattivamente
Animazione di strada
e Informagiovani
della
Cooperativa Studio Progetto
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